Políticas de Tratamiento de Datos

1. Normatividad

Acorde con la ley Ley 1581 de 2012, el dato personal es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, como el nombre, la edad, el sexo, el estado civil, el domicilio, entre otros. Estos datos pueden almacenarse en cualquier soporte físico o electrónico y ser tratados de forma manual o automatizada.

La Ley 1266 de 2008 define los siguientes tipos de datos de carácter personal:

Dato privado: “Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular”.

Dato semiprivado: “Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV” de la Ley 1266.

Dato público: “Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados”, de conformidad con la Ley 1266 de 2008. “Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas”.

Adicionalmente, la Ley 1581 de 2012 establece las siguientes categorías especiales de datos personales:

Datos sensibles: Son “aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos”. La Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de datos sensibles con excepción de los siguientes casos: (i) cuando el Titular otorga su consentimiento, (ii) el Tratamiento es necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado, (iii) el tratamiento es efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad, (iv) el Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, y (v) el Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, en este último caso deben adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

Datos personales de los niños, niñas y adolescentes: Se debe tener en cuenta que aunque la Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos que por su naturaleza son públicos, la Corte Constitucional precisó que independientemente de la naturaleza del dato, se puede realizar el tratamiento de éstos “siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responda al interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure sin excepción alguna el respeto a sus derechos prevalentes”.

También la ley define los siguientes roles:

Responsable de Tratamiento: “Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos”. La Superintendencia de Industria y Comercio, de acuerdo con la ley es Responsable de Tratamiento de datos personales contenidos en sus bases de datos,

Encargado del tratamiento: “Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento”. La SIC podrá realizar el tratamiento de sus datos personales a través de Encargados.

2. Generalidades

Acorde a la ley mencionada,  La Unidad de laparoscopia ginecológica avanzada y dolor pélvico -Algia como responsable del tratamiento de datos personales de sus pacientes, médicos y estudiantes, informa a la comunidad interesada que durante varios años de trayectoria, y por razones de prestación de servicios de salud y educación, ha recopilado, conservado y usado información de personas con el objetivo de ofrecer un tratamiento directo o por medio de terceros como: consultar, ejecutar trámites administrativos, enviar información, contactar telefónicamente, solicitar diligenciamiento de encuestas, recolectar, almacenar, usar, circular, suprimir, contactar, procesar, compilar, encuestar, auditar, actualizar y/o disponer de los datos que usted como titular nos suministre para incorporarlos en una o diferentes bases de datos o repositorios electrónicos o físicos con los que cuenta Unidad de laparoscopia ginecológica avanzada y dolor pélvico – Algia

Este tratamiento se ha desarrollado con el fin de prestar un servicio de salud eficaz buscando ofrecer una mejor calidad en la asistencia médica y sus actividades conexas.

El objetivo de esta Política es definir los lineamientos necesarios para garantizar el ejercicio del derecho a la intimidad de las personas, mediante la protección de datos personales contenidos en las diferentes bases de datos Unidad de laparoscopia ginecológica avanzada y dolor pélvico – Algia, de modo que reciban el tratamiento conforme a los fines previstos por la ley.

Las Políticas para el Tratamiento de Datos Personales son aplicables a los datos personales contenidos en las bases de datos que se encuentran bajo la responsabilidad de Unidad de laparoscopia ginecológica avanzada y dolor pélvico – Algia y que sean susceptibles a algún acceso o tratamiento por parte de Unidad de laparoscopia ginecológica avanzada y dolor pélvico – Algia su personal o algún tercero.

3. Identificación de la entidad responsable del tratamiento de datos

Razón social e identificación: Algia Unidad de laparoscopia ginecológica avanzada y dolor pélvico S.A.S  que en adelante se denominará La Unidad o Algia, sociedad comercial identificada con NIT. 900.945.952-7.

Domicilio y dirección: Algia está ubicada en la ciudad de Pereira, Risaralda. Su sede administrativa se encuentra en la Av. Juan B. Gutierrez. Nº 18 -60, Edificio Oval Médica. Consultorio 1104

Correo electrónico: info@algia.com.co

Teléfonos: 57 (6) 3170070 / 304 6572945 / 321 7464904

4. Tratamiento al que serán sometidos los datos y finalidad del mismo

El tratamiento de los datos personales de la persona con la cual La Unidad tenga o tuviese una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia  y se hará con base en la autorización del usuario y teniendo en cuenta su necesidad, tanto en relación con la finalidad como con en el tiempo.

• • Desarrollar el objeto social de Algia conforme a sus estatutos legales.
  • Cumplir las normas aplicables tributaria y comercial.
  • Ejecutar lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.
  • Realizar encuestas relacionadas con los servicio al cliente, bienes mobiliarios e inmobiliarios, personal médico de La Unidad.
  • Desplegar programas conforme a sus estatutos.
  • Enviar información comercial y de eventos relacionados con Algia
  • Ejecutar todos sus compromisos contractuales.
  • Cumplir con la normatividad del sector salud y los requerimientos exigidos por los entes de control en Colombia, tales como el Ministerio de la Salud, la Superintendencia de Salud, Secretarías municipales y departamentales de salud, EPS, IPS, entre otras.
  • Las instalaciones de La Unidad se encuentran monitoreadas por sistemas de video vigilancia, y cada individuo, como visitante y titular de la información que de forma voluntaria ha brindado para el ingreso, autoriza a Algia y/o a la persona natural o jurídica a quien ésta encargue, para el tratamiento de datos biométricos tales como imágenes, filmaciones, huellas digitales, entre otros, y datos personales como su cédula, número telefónico y correo electrónico con la finalidad de vigilancia y seguridad privada en las instalaciones y también con el fin de brindar sus servicios y cumplir con diferentes normativas vigentes.

5. Derechos del titular de la información

Con base a lo señalado en la normatividad vigente, aplicable en materia de protección de datos, los titulares de los datos personales tienen derecho a:

Consulta y actualización de datos: los titulares o sus cesionarios debidamente acreditados de conformidad con la ley, podrán consulta, mediante solicitud escrita, de forma gratuita sus datos que reposen en cualquier base de datos de Algia. En este sentido, se garantiza el derecho de consultar toda la información contenida en el registro individual del titular o vinculada con la identificación del mismo. Para ejercer este derecho, el titular deberá expresar de manera escrita, por vía física o correo electrónico la intención de conocer estos datos, los cuales serán entregados en un plazo de máximo de 8 días hábiles. Igualmente, el titular podrá actualizar y rectificar sus datos personales frente a La Unidad. Este derecho se podrá ejercer frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan al error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Prueba de autorización: los titulares podrán solicitar una prueba de la autorización otorgada a Algia para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no se requiera, según la ley ya descrita.

Utilización: en todo momento el titular tendrá derecho a que La Unidad le informen, previa solicitud, el uso que le han dado a sus datos personales, para lo cual deberá expresar de manera escrita, por vía física o correo electrónico, la intención de conocer información a cerca del uso y tratamiento que se le esté dando a sus datos, las cuál será entregadas en un plazo máximo de 8 días hábiles. Notificando por vía telefónica o correo electrónico.

Quejas: cuando el titular crea que se ha incumplido esta política o hayan

infracciones  a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y demás normas que modifiquen o complementen, podrá presentar una queja en ese sentido ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Supresión: el titular podrá, en todo momento, solicitar a Algia la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de uno, de algunos o de todos los datos personales suministrados o recolectados La Unidad, mediante la presentación de una solicitud sobre el particular mediante una carta física o correo electrónico, en la que especificará la intención de suspender el uso y tratamiento de sus datos, las cuál será otorgada en un plazo máximo de 8 días hábiles. Notificando por vía telefónica o correo electrónico. Lo anterior salvo que el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de Algia.

Los derechos anteriormente enunciados solo podrán ser ejercidos por:

• • • El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición la
    • Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
    • El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
    • Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

6. Responsables y encargados del tratamiento de datos personales

Algia será la responsable del tratamiento de los datos personales. La asesoría de comunicaciones será la encargada del tratamiento de datos personales, con supervisión de la dirección ejecutiva. Cualquier comunicación sobre el asusto deberá realizarse a través del correo electrónico info@algia.com.co o físicamente visitando la sede de Oval Médica.

7. Procedimiento para el ejercicio de los derechos del titular

El Titular o sus causahabientes, debidamente acreditados de conformidad con la Ley, que consideren que la información contenida en una base de datos, cuyo responsable sea La Unidad, debe ser objeto de corrección, actualización o supresión; cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley; cuando tengan alguna inquietud o reclamación con respecto a la presente política, o cuando quieran consultar la información que de ellos tenga Algia, podrán presentar un reclamo o inquietud ante el área encargada. Esta comunicación deberá contener la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Independientemente del mecanismo efectuado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán contempladas en un término máximo de ocho (8) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. De no ser posible atender la consulta dentro de dicho término, se notificará al interesado antes del vencimiento de los ocho (8) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Las preguntas e inquietudes podrán enviarse al correo electrónico info@algia.com.co o en la sede principal de Algia. La información almacenada por La Unidad y que reúna las condiciones establecidas en esta política podrá ser suministrada a las siguientes personas:

• • A los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
  • A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.
    

8. Seguridad

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 19 del Decreto 1377 de 2013, Algia se comprometen a adoptar las instrucciones que para tal efecto imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. No obstante lo anterior, La Unidad adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Así mismo declara que realizarán esfuerzos continuados para mejorar los estándares de seguridad que protegen la información personal recolectada.

9. Menores de edad

Algia es consciente de la prohibición legal que existe para recolectar datos de menores de edad. Por esta razón, y en apego estricto a la legislación vigente, procederá a la recolección de este tipo de datos únicamente cuando sean de naturaleza pública, y el tratamiento de los mismos responda y respete el interés superior del menor de edad y se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

10. Transferencia internacional de datos personales

Conforme a lo dispuesto en el artículo 26 de la Ley 158 de 2012, La Unidad se compromete a no transferir datos a terceros países que no cumplan con los estándares de protección de datos personales exigidos por la Superintendencia de Industria y Comercio, salvo las excepciones que se señalan a continuación:

• • Información respecto de la cual el titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
  • Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del titular por razones de salud o higiene pública.
  • Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
  • Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad; Política de privacidad para el tratamiento de datos personales.
  • Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el titular y el Responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del titular.
  • Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

11. Cookies

Algia reconoce que es posible que en sus sitio web se utilicen “cookies”. Por “Cookie” entendemos un archivo pequeño con una cadena de caracteres que se envía al ordenador de quien ingresa a un sitio online, lo cual permite almacenar, entre otras, las preferencias del usuario. Si bien es posible que el usuario, aun cuando no permita la utilización de cookies, pueda acceder a los sitios web de La Unidad, para poder administrar y hacer una correcta administración su página web, es posible que de manera anónima Algia alimente su sistema operacional con la información derivada de las cookies, e identifiquen las categorías de visitantes por rubros como dominios y tipo de “browsers”. Toda esta información podrá ser introducida en los Webmasters de la entidad, con la finalidad de proporcionar una mejor experiencia a quienes visiten el sitio online.

12. Tiempo de tratamiento de datos personales

La permanencia de los datos personales recolectados por Algia estará determinada por la finalidad del tratamiento para los que estos hayan sido recogidos. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento, La Unidad procederá a la supresión de los datos personales recolectados. Sin embargo, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

13. Vigencia

La presente política rige a partir del 10 de agosto del año 2019.

Ana Tulia Gutiérrez Buitrago – Representante Legal